Implementering av ISO 9001, 14001 och 18001 - projektplan

Projektets syfte       

Identifiera affärsprocessen och säkerställa att denna baseras på ISO 9001:s ledningsprinciper och tillämpliga standardkrav för att kunna demonstrera hur företaget kan klara sina åtaganden och för att visa hur man genom ständiga förbättringar kontinuerligt ökar kundtillfredsställelsen.

Allmänt om projektet

• Inleds med ledningens uttalade engagemang och involverar successivt all personal.
• Utvecklar en klar modell för ledningssystemet som enkelt kan förbättras och förbättras.
• Baserar modellen på tillämpliga standardkrav
• Resulterar i ett ledningssystem som kan certifieras av en tredje part som t ex Bureau Veritas Certification.

Projektstegen

Introducera

Varje chef individuellt och tillsammans introduceras i ledningssystemets grundläggande koncept med betoning på kundfokus och processinriktning.

Planera

En införandeplan beslutas innehållande tider och åtgärder:

• En skiss på en huvudprocesskarta görs upp,
• Ett förbättringskoncept beskrivs och beslutas,
• Verktyg för dokumentering fastställs,
• Ett certifieringsorgan väljs.

Utvärdera

Förbättringspotentialen utvärderas utifrån kända kundreaktioner, betydande miljöaspekter och kända behov av förbättringar.

Beskriva

Varje chef tillsammans med konsulten ritar och beskriver aktiviteten för vilken han/hon har ansvar. Kartan för huvud- och delprocesser skapas, ifrågasätts och beslutas.

• Ett bildspel skapas över verksamheten som visar hur ledningssystemet fungerar,
• Rutinerna knyts an till varje aktivitet i huvudprocessen,
• Förbättringar listas.

Prioritera

Utifrån företagets strategi, kundundersökning, kända avvikelser, förbättringsförslag listas en handlingsplan. Tider, prioriteter och ansvar definieras.

Införa

Tillsammans med varje chef görs en plan upp för förankring och införande av policyer, kvalitetsmål, huvudprocessen, förbättringar, avdelningens egen process och rutiner. Utbildning och information körs.

Förbättra

Parallellt med att processerna beskrivs sätts förbättringsprojekt igång

Revidera

Utsedd personal från olika aktiveter i huvudprocessen utbildas i att utföra interna revisioner. Resultatet gås igenom av ledningen vid ett särskilt möte “Ledningens genomgång” . Två till tre dagars utbildning krävs för att kunna utföra meningsfulla interna revisioner. Eventuellt kan konsulten göra det första året revisioner och successivt utbilda företagets personal

Certifiera/Informera

Ackrediterad certifieringsrevison äger rum i två steg, förrevision och huvudrevision. En revisionsrapport redovisar positiva och negativa observationer samt små och stora avvikelser. När de senare har ”stängts” erhåller verksamheten ett certifikat som omfattar dess scope dvs de aktiviteter man valt att certifikatet ska omfatta. Kunder och intressenter informeras. Plan för utnyttjande av certifieringsorganets varumärke upprättas.

Följa upp

Ledningsgruppen och konsulten möts sex månader efter att projektet avslutats för utvärdering och eventuella justeringar.

Dokumentation

Ledningsmanual och kvalitetshandböcker skapas elektroniskt med vars hjälp man navigerar sig i organisationen internt och externt. Ett dokument för kvalitetsuppföljning (”Ledningens genomgång” med kvalitetsmål och handlingsplaner och processparametrar och avvikelser). Miljöledningsprogram (yttre och inre miljö) med övergripande och detaljerade miljömål samt handlingsplaner. Härutöver görs en rullande revisionsrapport vilket inalles blir fyra/fem dokument för kvalitetsstyrning av hela verksamheten.

Projektledning

Projektet leds av extern konsult från QP tillsammans med VD och eventuell intern projektledare.
Processägare (ansvariga för hela processer inom ett affärsområde) arbetar aktivt med processförbättringar.

Förväntat resultat

• Högre produktivitet med färre missförstånd, omarbetningar och klagomål
• Minskade kostnader eftersom förebyggande åtgärder är billigare än korrigerande åtgärder
• Personalen engageras i kvalitetsfrågor vilket leder till mer helhetstänkande inom verksamheten
• Ökad konkurrenskraft då ett certifierat ledningssystem ofta är ett kundkrav
• Skapar förtroende hos kund och leverantör.
• Ökad goodwill